Gestionar un pequeño negocio puede convertirse rápidamente en una colección de notas, correos electrónicos, mensajes de WhatsApp, documentos y tareas que solamente existen en nuestra cabeza.
Hay que responder a un cliente.
Preparar una factura.
Publicar contenido.
Actualizar la web.
Hacer seguimiento de una propuesta.
Comprar algo.
Llamar a un proveedor.
Y mientras intentas terminar una tarea aparecen otras cinco.
El problema muchas veces no es la cantidad de trabajo.
Es no disponer de un sistema claro para saber qué hay que hacer, qué está en proceso y qué se ha terminado.
Ahí puede ayudarte Trello.
En esta guía vamos a ver cómo usar Trello para organizar un negocio, cómo funcionan sus tableros, listas y tarjetas y, sobre todo, cómo convertir una simple herramienta de tareas en un pequeño sistema de trabajo.
¿Qué es Trello?
Trello es una herramienta visual para organizar trabajo mediante tableros, listas y tarjetas.
La propia estructura de Trello es bastante sencilla: un tablero contiene listas y cada lista contiene tarjetas.
Podríamos imaginarlo como una pared llena de notas adhesivas.
El tablero representa nuestro proyecto o área de trabajo.
Las listas representan diferentes etapas.
Y las tarjetas representan las tareas, ideas o elementos que tenemos que gestionar.
Por ejemplo:
TABLERO: Marketing
Dentro podríamos crear:
Ideas → Preparación → En producción → Publicado
Y cada contenido sería una tarjeta que vamos desplazando de una etapa a otra.
Esa sencillez es precisamente una de las mayores virtudes de Trello.
¿Qué es el método Kanban?
Una de las formas más populares de utilizar Trello consiste en organizar el trabajo mediante un flujo visual inspirado en Kanban.
La estructura más básica podría ser:
Por hacer → En proceso → Terminado
Imagina que tienes estas tareas:
- preparar presupuesto para un cliente;
- escribir artículo del blog;
- enviar factura;
- actualizar página de servicios;
- responder una propuesta comercial.
Todas empiezan en Por hacer.
Cuando empiezas a trabajar en el artículo, desplazas esa tarjeta a En proceso.
Cuando lo publicas, la mueves a Terminado.
Trello permite precisamente mover tarjetas entre listas, lo que hace especialmente sencilla esta forma visual de representar el avance del trabajo.
Pero para organizar un negocio podemos ir bastante más allá.
Los tres elementos fundamentales de Trello
Antes de construir nuestro sistema necesitamos entender tres conceptos.
1. Tableros
Un tablero representa normalmente un proyecto, departamento, proceso o área importante.
Por ejemplo:
- Marketing
- Clientes
- Administración
- Creación de contenido
- Lanzamiento de un producto
No existe una única estructura correcta.
Lo importante es que cada tablero tenga un propósito claramente identificable.
2. Listas
Las listas permiten dividir la información del tablero.
Pueden representar estados:
Pendiente → En proceso → Terminado
Pero también categorías:
Instagram → Blog → YouTube → Newsletter
O fases:
Lead → Contactado → Propuesta → Cliente
La estructura dependerá del proceso que quieras representar.
3. Tarjetas
Las tarjetas son la unidad de trabajo más pequeña y detallada de Trello. Pueden representar tareas, conceptos, recordatorios u otros elementos que quieras organizar.
Por ejemplo:
Escribir artículo sobre SEO local
sería una tarjeta.
Al abrirla puedes incorporar información adicional para convertir esa simple tarea en una unidad de trabajo mucho más completa.
Cómo crear tu primer tablero de Trello
Supongamos que quieres utilizar Trello para organizar las tareas generales de tu negocio.
Podríamos crear un tablero llamado:
Gestión del negocio
Y empezar con cuatro listas:
Bandeja de entrada
Aquí colocaremos cualquier tarea, idea o asunto nuevo.
No necesitamos decidir inmediatamente qué hacer con todo.
Primero lo capturamos.
Por hacer
Aquí trasladaremos aquellas tareas que hemos decidido ejecutar.
En proceso
Solamente deberían estar aquí las tareas que realmente estamos trabajando.
Terminado
Todo aquello que hemos completado.
Ya tenemos un sistema elemental:
Bandeja de entrada → Por hacer → En proceso → Terminado
Y solamente eso puede proporcionar bastante claridad.
El error de convertir Trello en otra lista infinita de tareas
Existe un problema muy común con cualquier herramienta de productividad.
Empezamos motivados.
Creamos veinte categorías.
Añadimos sesenta tareas.
Personalizamos colores.
Instalamos herramientas.
Diseñamos un sistema precioso.
Y dos semanas después no volvemos a abrirlo.
La herramienta se ha convertido en otra obligación.
Por eso empezaría con la menor complejidad posible.
Tu sistema tiene que ayudarte a trabajar.
No deberías trabajar para mantener tu sistema.
Empieza con cuatro listas y diez tareas reales.
Úsalo.
Después mejora aquello que verdaderamente necesites.
Cómo crear una tarjeta correctamente
Una tarjeta no debería limitarse necesariamente a:
“Blog.”
Eso no define ninguna acción.
Es mucho más útil escribir:
“Escribir artículo sobre cómo definir el cliente ideal.”
Cuanto más clara sea la acción, menos esfuerzo necesitarás posteriormente para entender qué debes hacer.
Además, las tarjetas de Trello permiten añadir información como fechas, archivos adjuntos y otros detalles asociados a la tarea.
Una tarjeta de contenido, por ejemplo, podría incluir:
Título:
Cómo definir tu cliente ideal
Descripción:
Artículo SEO para el Centro de Conocimiento.
Checklist:
- investigar keyword;
- preparar estructura;
- escribir borrador;
- revisar SEO;
- crear imagen;
- subir a WordPress;
- añadir enlaces internos;
- publicar.
Fecha límite:
15 de agosto.
De esta manera, una tarea abstracta empieza a convertirse en un proceso.
Usa checklists para los procesos repetitivos
Aquí Trello empieza a resultar especialmente interesante para una empresa.
Supongamos que cada vez que publicas un artículo tienes que realizar aproximadamente las mismas acciones.
No tiene demasiado sentido intentar recordarlas una y otra vez.
Puedes crear una checklist.
Por ejemplo:
Checklist de publicación
- Keyword seleccionada
- Título SEO
- H1 correcto
- Meta descripción
- Imágenes optimizadas
- Alt text
- Enlaces internos
- Enlace externo cuando proceda
- Revisión móvil
- Indexación
- Compartir en redes
Trello permite añadir checklists dentro de las tarjetas.
Esto parece un detalle pequeño.
Pero en realidad estamos haciendo algo mucho más importante:
estamos sacando un proceso de nuestra cabeza y convirtiéndolo en un sistema repetible.
Y esa idea es fundamental para cualquier negocio que quiera crecer.
Añade fechas límite
Una lista de tareas responde:
¿Qué tengo que hacer?
Una fecha límite añade:
¿Cuándo tiene que estar terminado?
Trello permite establecer fechas de inicio, fechas límite y notificaciones asociadas a las tarjetas.
Por ejemplo:
Enviar propuesta a cliente — 10 agosto
es mucho más accionable que:
Enviar propuesta a cliente
Pero tampoco conviertas absolutamente todo en urgente.
Si todas las tarjetas tienen una fecha límite para mañana, las fechas dejan de tener utilidad.
Reserva las fechas para tareas que realmente dependen del tiempo.
Utiliza responsables cuando trabajes en equipo
Cuando el negocio deja de ser gestionado por una única persona aparece otra pregunta:
¿Quién es responsable de esto?
Una tarea que pertenece a todo el mundo muchas veces termina sin pertenecer a nadie.
Por eso conviene que las tarjetas importantes tengan una persona claramente responsable.
No significa necesariamente que tenga que realizar todo el trabajo.
Significa que alguien tiene la responsabilidad de conseguir que avance.
Por ejemplo:
Preparar campaña de verano
Responsable: Laura
Checklist:
- preparar oferta;
- diseñar creatividades;
- configurar landing;
- preparar emails;
- revisar campaña;
- lanzamiento.
Otras personas pueden participar.
Pero Laura continúa siendo responsable del resultado.
Cómo utilizar Trello para organizar diferentes áreas del negocio
Una vez entiendes el funcionamiento básico podemos crear sistemas mucho más interesantes.
Trello para gestionar clientes
Podrías crear:
Nuevo lead → Contactado → Reunión → Propuesta → Ganado → Perdido
Cada cliente potencial sería una tarjeta.
Dentro puedes guardar:
- empresa;
- persona de contacto;
- necesidad;
- valor estimado;
- siguiente acción;
- fecha de seguimiento.
No necesitas construir inmediatamente un CRM sofisticado para empezar a trabajar con un proceso comercial organizado.
Trello para crear contenido
Otro tablero podría ser:
Ideas → Keyword validada → Redacción → Revisión → WordPress → Publicado
Cada artículo sería una tarjeta.
Por ejemplo:
Cómo sistematizar un pequeño negocio
Dentro:
Keyword: sistematizar un negocio
Categoría: Sistemas y Productividad
Estado: Redacción
Fecha: 20 agosto
CTA: consultar servicios
De repente puedes visualizar todo tu calendario editorial sin tener veinte documentos abiertos.
Trello para gestionar proyectos de clientes
Podríamos utilizar:
Briefing → Planificación → Producción → Revisión cliente → Correcciones → Entregado
Cada proyecto avanza por un proceso definido.
Esto también ayuda a detectar cuellos de botella.
Si tienes quince tarjetas acumuladas en:
Revisión cliente
ya sabes dónde se ha detenido el sistema.
Trello para administración
Otro tablero podría contener:
Pendiente → Esta semana → Esperando respuesta → Completado
Con tareas relacionadas con:
- facturas;
- proveedores;
- documentación;
- impuestos;
- renovaciones;
- seguros;
- contratos.
No todo necesita estar mezclado con los proyectos comerciales.
Un ejemplo completo para una pequeña empresa
Imaginemos una agencia digital pequeña.
En lugar de tener un único tablero gigantesco, podríamos crear:
Tablero 1: Operaciones
Bandeja → Esta semana → Hoy → En proceso → Esperando → Terminado
Tablero 2: Clientes
Lead → Contactado → Reunión → Propuesta → Cliente
Tablero 3: Contenido
Ideas → Investigación → Creación → Revisión → Programado → Publicado
Tablero 4: Proyectos
Por iniciar → Producción → Revisión → Cliente → Entregado
Ya tenemos cuatro sistemas distintos para cuatro tipos de trabajo.
Y eso resulta mucho más manejable que utilizar una única lista con:
- llamar a Juan;
- Instagram;
- factura;
- web cliente;
- idea Reel;
- newsletter;
- revisar contrato.
La diferencia no consiste simplemente en tener las tareas escritas.
Consiste en dar estructura al trabajo.
Crea plantillas para tareas repetitivas
Cuando detectes que creas repetidamente el mismo tipo de tarjeta, puedes empezar a trabajar con plantillas.
Trello permite utilizar tarjetas plantilla para contenido o tareas que se repiten frecuentemente.
Por ejemplo:
Nueva web de cliente
puede incluir siempre:
- briefing;
- dominio;
- hosting;
- arquitectura;
- copy;
- diseño;
- desarrollo;
- SEO;
- revisión;
- lanzamiento;
- mantenimiento.
La siguiente vez no empiezas desde cero.
Copias el sistema.
Y aquí empezamos a pasar de utilizar Trello como una simple aplicación de tareas a utilizarlo como documentación operativa del negocio.
Utiliza etiquetas con moderación
Las etiquetas pueden ayudarte a diferenciar rápidamente información.
Por ejemplo:
- Urgente
- Cliente
- Marketing
- Administración
- Finanzas
Pero existe una tendencia peligrosa a convertir cada posible característica en una etiqueta.
Si necesitas quince colores para entender el tablero, probablemente tengas un problema de estructura.
Una etiqueta debería añadir información.
No decoración.
¿Cómo utilizar el calendario de Trello?
Las fechas también pueden visualizarse mediante herramientas de calendario.
Aquí debemos hacer una distinción importante.
Trello dispone actualmente de Calendar View, que permite visualizar las fechas de tarjetas y determinados elementos en formato calendario, pero esta vista está disponible en los planes Premium y Enterprise.
También existe un Calendar Power-Up que permite mostrar las tarjetas con fechas en una vista semanal o mensual.
Además, Trello permite visualizar fechas límite en calendarios externos como Google Calendar mediante un enlace de calendario.
Por tanto, antes de diseñar todo tu sistema alrededor de una vista concreta, comprueba qué funcionalidades incluye tu plan.
Trello también puede ayudarte a planificar tu tiempo
Una de las evoluciones recientes de Trello es Planner.
Planner permite visualizar el calendario junto al trabajo de Trello y encontrar espacios para realizar las tareas de los tableros y de Trello Inbox.
Esto introduce una distinción muy interesante:
Una cosa es saber qué tienes que hacer.
Otra muy diferente es decidir cuándo vas a hacerlo.
Puedes tener veinte tareas perfectamente organizadas y seguir sin avanzar si nunca reservas tiempo para ejecutarlas.
Revisa tu tablero periódicamente
Ningún sistema de productividad funciona automáticamente.
Necesita mantenimiento.
Pero no demasiado.
Una revisión semanal de 15 o 20 minutos puede ser suficiente para preguntarte:
¿Qué terminé?
¿Qué sigue abierto?
¿Qué está bloqueado?
¿Qué debería eliminar?
¿Qué es prioritario esta semana?
¿Hay algo que debería delegar?
¿Alguna tarea se ha convertido en un proceso repetitivo?
Esta última pregunta es especialmente importante para un empresario.
Porque cuando una tarea empieza a repetirse debemos dejar de pensar solamente:
“Tengo que hacer esto otra vez.”
Y empezar a pensar:
“¿Cómo hacemos esto en nuestra empresa?”
Ahí empiezan los sistemas.
Trello no debería convertirse en tu negocio
Existe otro error común.
Intentar gestionar absolutamente toda la empresa con una única herramienta.
Trello puede ser extraordinariamente útil para organizar trabajo visualmente.
Pero una empresa puede necesitar también:
- contabilidad;
- CRM;
- almacenamiento documental;
- facturación;
- email;
- calendario;
- automatización;
- comunicación interna.
La herramienta debe adaptarse al proceso.
No el proceso a la herramienta.
Utiliza Trello donde aporte claridad.
No porque sea posible construir absolutamente todo dentro.
¿Trello sirve para una persona que trabaja sola?
Sí.
De hecho, puede resultar especialmente útil cuando eres autónomo o estás empezando un negocio porque muchas responsabilidades distintas recaen sobre una misma persona.
Un trabajador independiente puede ser simultáneamente:
- comercial;
- responsable de marketing;
- administrador;
- productor;
- atención al cliente;
- responsable financiero.
Sin un sistema externo, todas esas responsabilidades compiten dentro de la cabeza.
Un tablero permite sacarlas de ahí y convertirlas en algo visible.
¿Trello sirve para equipos?
También.
A medida que aparecen más personas, la necesidad cambia.
Ya no necesitas solamente saber qué tienes que hacer tú.
Necesitas poder saber:
qué estamos haciendo, quién es responsable y en qué estado se encuentra cada trabajo.
En ese contexto las tarjetas, responsables, fechas, checklists y diferentes tableros adquieren todavía más utilidad.
¿Trello es gratis?
Trello dispone de diferentes planes y algunas funcionalidades varían según la suscripción.
Por eso, si simplemente quieres aprender el sistema, mi recomendación sería empezar con las funciones esenciales —tableros, listas y tarjetas— y decidir más adelante si tu flujo de trabajo necesita características adicionales.
No tiene sentido pagar por complejidad que todavía no necesitas.
Cómo empezar hoy mismo con Trello
Si nunca has utilizado Trello, no crees seis tableros todavía.
Haz esto:
1. Crea un tablero llamado “Mi negocio”.
2. Añade cuatro listas:
Bandeja de entrada
Por hacer
En proceso
Terminado
3. Escribe diez tareas reales que tengas pendientes.
4. Ordénalas.
5. Elige tres importantes.
6. Empieza la primera y muévela a “En proceso”.
7. Cuando esté terminada, pásala a “Terminado”.
Eso es suficiente.
Utiliza el sistema durante una semana.
Después podrás preguntarte qué falta.
Quizá necesites responsables.
Quizá fechas.
Quizá checklists.
Quizá otro tablero.
Añade complejidad solamente cuando exista un problema que la justifique.
Preguntas frecuentes sobre Trello
¿Qué es Trello y para qué sirve?
Trello es una herramienta visual de organización del trabajo basada principalmente en tableros, listas y tarjetas. Puede utilizarse para gestionar tareas, proyectos, contenido y diferentes procesos empresariales.
¿Cómo organizar un negocio con Trello?
Puedes crear tableros separados para las principales áreas del negocio —por ejemplo clientes, operaciones, marketing y proyectos— y utilizar listas para representar las distintas etapas por las que avanza el trabajo.
¿Qué diferencia existe entre tablero, lista y tarjeta?
El tablero representa el espacio general de trabajo. Las listas organizan diferentes fases o categorías dentro del tablero y las tarjetas representan las tareas o elementos individuales.
¿Puedo usar Trello para gestionar clientes?
Sí. Puedes crear un flujo donde cada cliente potencial sea una tarjeta y avance entre diferentes estados como nuevo lead, contactado, reunión, propuesta y cliente.
¿Puedo utilizar Trello como calendario?
Trello dispone de diferentes opciones relacionadas con calendarios, aunque determinadas vistas dependen del plan contratado. También es posible visualizar fechas de Trello en calendarios externos mediante integraciones disponibles.
¿Trello sirve para crear contenido?
Sí. Un tablero puede representar el proceso editorial mediante listas como Ideas, Investigación, Redacción, Revisión, Programado y Publicado.
La herramienta importa menos que el sistema
Puedes organizar un negocio con Trello.
También puedes desorganizar completamente un negocio con Trello.
La diferencia no está en instalar una aplicación.
Está en definir una forma clara de trabajar.
¿Qué ocurre cuando llega una tarea?
¿Quién se responsabiliza?
¿En qué orden se hace?
¿Cómo sabemos que está terminada?
¿Qué pasos se repiten siempre?
¿Qué podemos convertir en una plantilla?
¿Qué podemos delegar?
¿Qué podemos automatizar?
Cuando empiezas a responder esas preguntas, Trello deja de ser simplemente un lugar donde escribir cosas pendientes.
Se convierte en una representación visual de cómo trabaja tu negocio.
Y ese es el objetivo.
No utilizar más herramientas.
Construir mejores sistemas.